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POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DE RPMS

Introduction

Cette Politique de protection de la vie privée (la « Politique ») décrit les pratiques de RPMS Property Management Services Inc. et de ses filiales (« RPMS ») en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels (tel que décrits ci-après). Chez RPMS, nous nous engageons à protéger votre vie privée par des pratiques qui limitent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la disposition et l’élimination de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Cette Politique a été créée pour vous informer de notre engagement envers la protection de vos renseignements personnels; elle est basée sur les principes généraux de l’Annexe 1 de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Cette Politique comprend aussi des renseignements concernant la conformité de RPMS vis-à-vis de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels comprennent toutes les informations factuelles ou subjectives à propos d’une personne identifiable. Voici quelques exemples de renseignements personnels que RPMS pourrait recueillir sur vous :

  • Nom
  • Sexe
  • Âge
  • Adresse civique
  • Numéro de téléphone
  • Adresse courriel
  • Statut familial
  • Numéro d’assurance sociale et autres numéros d’identification
  • Revenu et autres renseignements financiers
  • Références personnelles
  • Information sur les emplois (actuels et passés)

But de la collecte et de l’utilisation de vos renseignements personnels

RPMS recueille des renseignements personnels auprès des personnes qui font des demandes de location et auprès des locataires dont le bail est actif et de leurs garants. RPMS utilise les renseignements personnels en fonction des services demandés ou fournis, incluant (i) pour déterminer votre aptitude à respecter un bail et (ii) gérer au quotidien votre bail et les obligations qui en découlent. Exemples d’utilisations qui pourraient être faites de vos renseignements personnels par RPMS :

  • divulgation de tels renseignements à une personne colocataire ou garante ou à une tierce partie qui paie votre loyer, si nécessaire selon les conditions de votre bail ou d’une entente connexe en matière de logement;
  • confirmer votre revenu;
  • partager des renseignements avec des agences de vérification du crédit pour évaluer l’admissibilité de votre dossier de crédit en lien à une demande de location;
  • divulgation de tels renseignements à des employeurs actuels ou passés, des propriétaires actuels ou passés, des références personnelles et votre institution financière actuelle, lesquels sont tous nommés et soumis par vous-même pour que nous puissions les contacter pour l’évaluation de votre demande de location;
  • communiquer avec vous pour des sujets touchant à votre location;
  • communiquer avec vous au sujet de l’administration du bail ou de la location;
  • appliquer les conditions de votre bail, y compris le recouvrement dans le cadre de tout jugement obtenu contre vous dans l’éventualité de la violation du bail;
  • divulgation de tels renseignements, occasionnellement, à un ou plusieurs fournisseurs de système d’alarme, du câble, du téléphone, de télécommunication, d’hydroélectricité, d’eau, d’eau chaude, de gaz naturel et/ou de tout autre service semblable ou relié à votre égard, qui sont limités quant à l’utilisation de vos renseignements personnels aux seules fins de vous contacter pour la fourniture de tels services et qui sont tous présentés à l’Annexe A de cette Politique;
  • divulgation de tels renseignements aux douanes canadiennes ou à l’Agence du revenu du Canada, auxquelles le formulaire T5, Déclaration des revenus de placements, et/ou le NR4, Retenue d’impôt des non-résidents, sont envoyés (le cas échéant) et contiennent ou font référence au numéro d’assurance sociale, tel qu’exigé par le Règlement de l’impôt sur le revenu (Canada);
  • et divulgation de tels renseignements à des tierces parties qui pourraient avoir accès accessoirement à de tels renseignements personnels par l’administration ou l’entretien de logiciels que nous utilisons dans le cadre de nos activités commerciales;
  • le traitement de candidatures d’emploi et d’autres sujets en lien à l’emploi, comme les chèques de paie, les reçus et formulaires d’impôt, la divulgation de renseignements à une compagnie d’assurance pour la fourniture d’avantages sociaux, ou, en ce qui concerne les travailleurs sous contrat ou des candidats précédents, les contacter pour de nouvelles occasions d’emploi;
  • divulgation à des tierces parties en lien à la vente de l’édifice dans lequel vous habitez, la cession de votre bail, l’obtention de financement ou à d’autres fins prévues par la loi;
  • divulgation de tels renseignements à toute autre personne ou entité commerciale, si vous avez consenti à une telle divulgation.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels

La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par RPMS nécessitent votre connaissance des faits et votre consentement. À certains moments, votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels peut être implicite à la manière dont ils sont recueillis. Par exemple, lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels dans le cadre d’une demande de location, vous consentez implicitement à ce que RPMS recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels d’une façon nécessaire à l’établissement de votre aptitude à signer un bail et pour gérer celui-ci, tel que décrit plus en détail dans un paragraphe précédent. Votre consentement peut aussi être exprimé expressément. Si RPMS procède à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels pour des utilisations autres que celles décrites ci-dessus, à moins que cet acte soit exigé par la loi, vous serez informé(e) et votre consentement sera obtenu par RPMS avant toute collecte, utilisation ou divulgation de ces renseignements personnels. Si nous prévoyons faire une utilisation différente, non autorisée par les lois applicables, de vos renseignements déjà recueillis, votre consentement vous sera toujours demandé avant l’utilisation ou la divulgation pour cette nouvelle utilisation. Vous avez toujours la possibilité de ne pas fournir vos renseignements personnels à RPMS. En outre, à tout moment, vous pouvez retirer tout consentement donné auparavant, en avisant par écrit notre responsable de la vie privée.  Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sans consentement. Il y a cependant des circonstances dans lesquelles nous pourrions, ou pourrions être tenus, de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sans avoir à vous en informer ou à obtenir votre consentement. Ces circonstances comprennent : si la divulgation est exigée par la loi; à nos avocats; pour le recouvrement d’une dette que vous nous devez; conformément à un subpoena, un mandat ou un ordre de la Cour, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir d’imposer la divulgation des renseignements; ou pour respecter les règles de la Cour concernant la présentation de documents.

La divulgation peut aussi être faite au bénéfice d’une institution gouvernementale ou d’un organisme d’enquête qui en fait la demande, identifie l’autorité légale lui donnant le droit d’obtenir les renseignements et indique : soupçonner que les renseignements concernent la sécurité nationale, la défense du Canada ou des affaires internationales; que la divulgation est demandée aux fins d’une enquête en lien à l’application ou à la collecte de renseignements en vue de l’application de toute loi d’un territoire quelconque; ou la divulgation est demandée aux fins d’appliquer la loi du Canada ou d’une province. La divulgation pourrait être faite à un organisme d’enquête si la divulgation est raisonnable aux fins d’une enquête sur la violation d’une entente ou d’une loi du Canada ou d’une province.

Plusieurs agences gouvernementales (ex. : l’Agence du revenu du Canada, Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Commission des droits de la personne, etc.) ont l’autorité d’examiner nos dossiers et de questionner notre personnel dans le cadre de leur mandat. De plus, nous pourrions prendre l’initiative de divulguer des renseignements personnels sans votre connaissance ou votre consentement si les renseignements sont utilisés dans le cadre d’une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ou ont été recueillis dans des circonstances où le consentement n’est pas nécessaire. Si des renseignements concernant une personne identifiable sont divulgués à une personne qui a besoin de ces renseignements en raison d’une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne et que la personne concernée par ces renseignements est en vie, nous informerons cette personne par écrit sans attendre.

Étendue des renseignements personnels recueillis par RPMS

L’étendue des renseignements personnels recueillis par RPMS est limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées au moment de la collecte.

Conservation de vos renseignements personnels

RPMS conservera vos renseignements personnels pour le temps nécessaire à la réalisation des buts pour lesquels ces renseignements sont recueillis et selon les exigences des lois applicables. Ces renseignements seront détruits, effacés ou rendus anonymes dès qu’ils cesseront d’être nécessaires à la réalisation des buts annoncés ou au respect de la loi.

Protection de vos renseignements personnels

RPMS protégera vos renseignements personnels comme l’exigent la nature et la sensibilité de ces renseignements. Le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels respecte en tout temps leur nature confidentielle, à partir de leur collecte et jusqu’à leur disposition ou destruction finale.

La liste complète des personnes ou entités commerciales auxquelles vos renseignements personnels pourraient être fournis et qui pourraient en retour vous envoyer des messages électroniques commerciaux (MÉC) est jointe en annexe à cette Politique de protection de la vie privée sous l’en-tête : « Divulgation à des tierces parties ». Nous avons pris des démarches pour interdire de façon générale les tierces parties d’utiliser vos renseignements personnels pour vous envoyer des MÉC à moins que ceux-ci fassent exception aux restrictions de ou soient envoyés dans le respect total de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Nous pourrions offrir comme service à nos locataires, pour leur commodité, une liste publique des locataires (à l’entrée de l’immeuble). Si vous ne désirez pas apparaître sur une telle liste ou être décrit(e) de quelque façon que ce soit, veuillez nous en aviser.

RPMS déploie les efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude, l’intégralité et la mise à jour des renseignements personnels détenus par RPMS, dans la mesure de ce qui est nécessaire pour la réalisation des buts pour lesquels ils sont recueillis et doivent être utilisés. Nous pourrions de temps à autre vous demander de confirmer l’exactitude de vos renseignements personnels à de telles fins.

Utilisation de surveillance et d’enregistrements vidéo

De l’équipement vidéo pourrait être installé et utilisé dans les aires communes de nos immeubles, dont celui dans lequel se trouve votre appartement. L’équipement vidéo pourrait avoir des capacités d’agrandissement de l’image ou de vision de nuit. L’équipement vidéo pourrait fonctionner en tout temps. La surveillance des enregistrements vidéo pourrait avoir lieu en tout temps. 

Le but de cet équipement est d’assurer votre sécurité, votre jouissance raisonnable, ainsi que celle des autres locataires, et votre accès aux installations, à l’équipement et aux services que RPMS a accepté de fournir, en plus de protéger la propriété de RPMS et de décourager les activités criminelles. 

Là où la loi l’exige, des panneaux sont affichés pour vous informer que de l’équipement vidéo est en fonction et enregistre des renseignements personnels sur vous. Vous pouvez contacter notre responsable de la vie privée si vous avez des questions relativement aux enregistrements vidéo.

Utilisation d’équipement et d’enregistrements audio

Dans certaines circonstances, RPMS pourrait procéder à des enregistrements audio de ses employés, entrepreneurs ou locataires. De tels enregistrements ont plusieurs buts, notamment : des enjeux de rendement au travail en ce qui a trait au rôle d’employeur de RPMS, s’assurer de la sécurité du milieu de travail, s’assurer de la productivité et prévenir le harcèlement.

Les enregistrements audio peuvent être pris pendant des réunions, des entrevues ou des appels téléphoniques entre RPMS et ses employés. L’équipement audio pourrait être en fonction à d’autres moments. L’information enregistrée par l’équipement audio pourrait saisir des communications avec une ou plusieurs des personnes suivantes : l’employeur, les employés, les locataires, les entrepreneurs et le grand public. 

Accès aux renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels détenus par RPMS en vous adressant par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Sur réception d’une telle demande par écrit, dans la mesure du possible et/ou lorsque permis par les lois applicables, vous : (a) serez informé(e) de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et (b) obtiendrez l’accès à ces renseignements personnels. Toutes les questions concernant les demandes d’accès aux renseignements personnels peuvent être adressées à notre Responsable de la Protection des renseignements personnels.

Changements à notre Politique de protection de la vie privée

RPMS se réserve le droit de modifier cette Politique de protection de la vie privée de temps à autre. Si nous apportons un changement important, cette Politique sera mise à jour en conséquence. Nous vous recommandons de revoir de façon périodique cette Politique, qui est disponible à notre bureau de location et sur notre site web à l’adresse www.resrent.com pour être au fait des changements. Votre lecture continue de cette Politique et votre utilisation de notre site après la publication d’un changement à cette Politique constituent votre acceptation de ce changement. 

Responsabilité du respect de la Politique de protection de la vie privée

Notre Responsable de la Protection des renseignements personnels a pour mission de veiller à ce que RPMS se conforme à la présente Politique et peut être joint à l’adresse suivante : 

Responsable de la protection des renseignements personnels
33 Davisville Toronto, ON M4S 2Y9
(416) 489-7368
privacy@rpmsi.net  

Questions ou préoccupations relatives à nos pratiques de protection de la vie privée  

Veuillez adresser toute question ou préoccupation concernant le respect de la présente Politique, ou de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels en général, à notre Responsable de la Protection des renseignements personnels.

Si, après discussion de la question avec celle-ci, vous n’obtenez toujours pas satisfaction, veuillez contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au lien https://www.priv.gc.ca, ou à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria, Gatineau, Québec, K1A 1H3
Sans frais : 1-800-282-1376
Téléphone : (819) 994-5444 ATS : (819) 994-6591

Nov, 2020
Annexe A : Liste de divulgation à des tierces parties   

Vous trouverez ci-dessous la liste des tierces parties auxquelles le propriétaire fournit des renseignements personnels. Par conséquent, vous pourriez recevoir des MÉC de la part de ces fournisseurs. 

Rogers Communications Partnership
855 York Mills Road, Toronto, Ontario M3B 1Z1  www.rogers.com